XRechnung oder ZUGFeRD? So entscheiden Sie richtig
Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht, beide basieren auf derselben EU-Norm EN 16931. Der Unterschied liegt in der Verpackung, und die entscheidet darüber, womit Ihre Kunden gut arbeiten können.
| ZUGFeRD | XRechnung | |
|---|---|---|
| Erscheinung | Normales PDF, die Daten stecken unsichtbar als XML darin („hybrid") | Reine XML-Datei, ohne Hilfsprogramm nicht lesbar |
| Für Menschen lesbar | Ja, direkt | Nur mit Viewer |
| Behörden (B2G) | Wird meist nicht akzeptiert | Pflichtformat, inklusive Leitweg-ID |
| Zusätzliche Pflichtfelder | Nur die gesetzlichen Kernangaben | Käuferreferenz, Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail, Zahlungsdaten, E-Mail des Kunden |
Unsere Empfehlung für kleine Betriebe
Nehmen Sie ZUGFeRD als Standard. Ihr Kunde sieht die gewohnte Rechnung, kann sie ausdrucken und abheften, und seine Buchhaltungssoftware liest trotzdem die strukturierten Daten. XRechnung brauchen Sie nur, wenn jemand sie ausdrücklich verlangt. Das sind vor allem Behörden und einzelne Großkonzerne.
Die Regel, die seit 2025 alles umdreht
Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist seit dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024 der XML-Teil der rechtlich führende Teil. Weichen die unsichtbaren Daten vom sichtbaren PDF ab, gilt das XML. Vor 2025 war es genau andersherum.
Das hat eine unangenehme Konsequenz für alle, die ZUGFeRD-Dateien mit Bastellösungen erzeugen: Ein hübsches PDF mit fehlerhaftem XML darin ist eine fehlerhafte Rechnung, auch wenn auf dem Papier alles stimmt. Deshalb sollte jede erzeugte Datei validiert werden, bevor sie rausgeht. Bei uns passiert das automatisch mit dem amtlichen KoSIT-Prüfverfahren, und den Prüfbericht bekommen Sie zur Rechnung dazu. Falls Sie eine empfangene Datei prüfen wollen: So lesen Sie Validierungsfehler richtig.