Leitweg-ID: die Postleitzahl der Behörden-Rechnung
Wer zum ersten Mal eine Rechnung an eine Behörde stellt, lernt ein neues Wort: Leitweg-ID. Ohne sie weisen die Rechnungseingangsplattformen des Bundes (ZRE und OZG-RE) und der Länder Ihre XRechnung ab, ganz gleich, wie korrekt der Rest ist. Die Leitweg-ID funktioniert wie eine Postleitzahl innerhalb der Verwaltung: Sie sorgt dafür, dass Ihre Rechnung intern bei der richtigen Stelle landet.
So sieht sie aus
Ein Beispiel: 04011000-1234512345-06. Vorne die Grobadressierung (Bund, Land oder Kommune), in der Mitte optional eine Feinadressierung, hinten eine Prüfziffer. In der E-Rechnung gehört sie ins Feld „Käuferreferenz", technisch BT-10.
Woher bekomme ich sie?
Vom Auftraggeber, und nur von dort. Die Behörde muss Ihnen die Leitweg-ID bei der Beauftragung mitteilen. Üblicherweise steht sie im Auftrag, in der Bestellung oder in den Vergabeunterlagen, manchmal auch auf der Website der Vergabestelle. Fehlt sie: anrufen und nachfragen. Ein vollständiges öffentliches Verzeichnis aller Leitweg-IDs gibt es nicht, auch wenn manche Anbieter das suggerieren.
Und bei normalen Geschäftskunden?
Außerhalb der Verwaltung existieren keine Leitweg-IDs. Das Pflichtfeld Käuferreferenz bleibt bei der XRechnung trotzdem bestehen. Hier tragen Sie ein, was Sie mit dem Kunden vereinbart haben, häufig eine Bestellnummer oder Ihre Kundennummer bei ihm. Im Zweifel fragen Sie einfach, was er in dem Feld erwartet. Große Unternehmen haben dafür oft feste Vorgaben.
In unserem Konverter hat die Käuferreferenz ein eigenes Feld im Prüfschritt. Vergessen ist damit ausgeschlossen: Ohne sie lässt sich schlicht keine XRechnung erzeugen, und die Prüfung sagt Ihnen das auf Deutsch statt mit dem Fehlercode BR-DE-15.