ZUGFeRD aus Word erstellen, ohne Word zu verlassen
Die schlechte Nachricht zuerst: Word kann keine E-Rechnungen erzeugen, und daran ändern auch die Vorlagen nichts, die im Netz kursieren. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz, kein Dokument. Microsoft hat bislang keine entsprechende Funktion eingebaut, und Makro-Basteleien erzeugen regelmäßig Dateien, die an der amtlichen Prüfung scheitern.
Die gute Nachricht: Ihre Word-Vorlage ist trotzdem nicht wertlos. Sie ist sogar die halbe Miete.
Der Weg, der funktioniert
Sie schreiben Ihre Rechnung wie immer in Word und speichern sie als PDF, so wie Sie es vermutlich ohnehin tun. Dieses PDF laden Sie bei uns hoch. Unsere Erkennung liest Rechnungsnummer, Beträge, Positionen und Bankverbindung heraus, Sie kontrollieren das Ergebnis neben Ihrem Original und ergänzen, was auf der Rechnung fehlt, zum Beispiel den Leistungszeitraum. Dann erzeugen wir das ZUGFeRD: Ihr PDF bleibt optisch exakt gleich, bekommt aber das maschinenlesbare XML eingebettet und besteht vorher die amtliche KoSIT-Prüfung mit rund 300 Regeln.
Ihr Kunde merkt vom Format-Wechsel übrigens nichts Negatives. Er sieht dieselbe Rechnung wie bisher, nur kann seine Buchhaltungssoftware sie jetzt automatisch verbuchen.
Drei Dinge, die Ihre Word-Vorlage enthalten sollte
Damit die Erkennung nichts nachfragen muss, lohnt ein Blick auf die Vorlage: Steuernummer oder USt-IdNr. gehören drauf (eine von beiden ist Pflicht), ebenso ein Leistungsdatum oder Leistungszeitraum (§ 14 UStG verlangt das, viele Vorlagen vergessen es) und Ihre IBAN. Fehlt etwas, bricht nichts ab, unser Prüfschritt fragt die Lücken gezielt nach. Aber einmal in der Vorlage ergänzt, geht es künftig schneller.
Was ist mit Excel?
Alles hier gilt genauso für Excel-Rechnungen, der Weg führt ebenfalls über das PDF. Und falls ein Kunde statt ZUGFeRD eine XRechnung verlangt: gleicher Ablauf, anderes Häkchen beim Hochladen.