E-Rechnung für Kleinunternehmer: entspannter, als Sie denken
Wenn Sie als Kleinunternehmer unterwegs sind, haben Sie vermutlich schon drei verschiedene Antworten auf dieselbe Frage gehört. Hier ist die richtige, und sie ist erfreulich kurz: Ausstellen müssen Sie keine E-Rechnungen. Empfangen können müssen Sie sie.
Ausstellen: dauerhaft befreit
Mit dem Jahressteuergesetz 2024 kam § 34a in die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, und der nimmt Kleinunternehmer nach § 19 UStG komplett von der Ausstellungspflicht aus. Nicht bis 2028, nicht übergangsweise, sondern ohne Enddatum. Sie dürfen Ihre Rechnungen weiter auf Papier oder als PDF schreiben, als einzige Gruppe im B2B-Geschäft.
Empfangen: Pflicht seit Januar 2025
Die Empfangspflicht kennt dagegen keine Ausnahme. Sie gilt für jeden Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts, also auch für nebenberuflich Selbständige und für private Vermieter mit Unternehmereigenschaft. Klingt dramatischer, als es ist: Ein ganz normales E-Mail-Postfach reicht aus. Sie müssen keine Software kaufen und nichts installieren.
Was Sie allerdings erleben werden: Ein Lieferant schickt Ihnen eine XRechnung, Sie klicken auf die XML-Datei, und statt einer Rechnung sehen Sie Programmcode. Das ist kein Fehler. XRechnungen sind für Maschinen gemacht. Zum Lesen nehmen Sie einen kostenlosen Viewer, der zeigt die Rechnung sauber aufbereitet an.
Der Punkt, den fast alle übersehen
Die empfangene Datei selbst ist das steuerliche Original. Sie muss acht Jahre unverändert aufbewahrt werden, und zwar als Datei. Ein Ausdruck ersetzt sie nicht, ein PDF-Export auch nicht. Wie das ohne teures Archivsystem geht, steht in unserem Artikel zur GoBD-konformen Aufbewahrung.
Freiwillig ausstellen? Oft die bessere Wahl
Seit 2025 dürfen Sie E-Rechnungen auch ohne Zustimmung des Empfängers verschicken. Und viele Geschäftskunden mögen das inzwischen lieber, weil ihre Buchhaltung die Daten automatisch verarbeitet, ohne Abtippen, ohne Zahlendreher. Wer seinen größten Kunden entgegenkommt, bleibt als Lieferant der unkomplizierte Fall. Teuer muss das nicht sein: Aus Ihrer gewohnten PDF-Rechnung wird hier in unter einer Minute eine E-Rechnung, dreimal im Monat kostenlos.