Acht Jahre aufbewahren, null Euro Software: E-Rechnungen richtig archivieren
Der Satz fällt in jedem zweiten Beratungsgespräch: „Dafür brauchen Sie ein revisionssicheres Archivsystem." Für Konzerne stimmt das vielleicht. Für einen Betrieb mit zwanzig Rechnungen im Monat ist es eine teure Übertreibung. Was das Gesetz tatsächlich verlangt, lässt sich auch mit Bordmitteln erfüllen.
Was wirklich vorgeschrieben ist
Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden (§ 14b UStG, seit 2025 verkürzt von zehn Jahren). Bei E-Rechnungen gilt: Das Original ist der strukturierte Datensatz, also die XML- oder ZUGFeRD-Datei genau so, wie sie versendet oder empfangen wurde. Unverändert, vollständig und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck ist kein Ersatz, ein abfotografiertes PDF auch nicht.
Wichtig und oft missverstanden: Das Bundesfinanzministerium hat im Oktober 2025 klargestellt, dass die Ablage nicht zwingend in einem zertifizierten System erfolgen muss. Entscheidend sind Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Lesbarkeit, nicht das Etikett „revisionssicher" auf der Software-Schachtel.
Eine Ablage, die ein kleiner Betrieb durchhält
Ein Vorschlag, der sich in der Praxis bewährt: Ein Ordner Rechnungen mit Unterordnern pro Jahr, getrennt nach Eingang und Ausgang. Jede Datei behält ihren Namen und wird nach der Ablage nie wieder angefasst. Dazu eine automatische Datensicherung an einen zweiten Ort, etwa eine externe Festplatte plus ein Cloud-Speicher mit Serverstandort in der EU. Wer mag, aktiviert beim Cloud-Anbieter die Versionierung, dann ist auch versehentliches Überschreiben abgedeckt.
Zur Unveränderbarkeit gehört Disziplin statt Technik: Korrekturen passieren nie in der Originaldatei. Muss eine Rechnung geändert werden, geschieht das über eine Berichtigung mit neuer E-Rechnung, und beide Dateien bleiben im Archiv.
Drei Fehler, die bei der Betriebsprüfung auffallen
Erstens: nur den Ausdruck abheften und die XML löschen. Damit ist das Original weg. Zweitens: Dateien beim Ablegen umbenennen oder „kurz in Word öffnen und wieder speichern", beides verändert die Datei. Drittens: den Prüfbericht wegwerfen. Validierungsberichte gelten seit dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 als Nachweis Ihrer Sorgfalt, bewahren Sie sie einfach neben der Rechnung auf. Bei uns erzeugte E-Rechnungen kommen deshalb immer mit Prüfbericht.