Fehler in der E-Rechnung? So berichtigen Sie, ohne neuen Ärger
Ein Zahlendreher im Betrag, der Kunde ist umgezogen, der Steuersatz war falsch. Bei Papierrechnungen hat man früher durchgestrichen, neu gedruckt und gut war. Bei E-Rechnungen gilt eine klare Regel: Die Berichtigung muss selbst wieder eine E-Rechnung sein, mit eindeutigem Bezug auf die ursprüngliche Rechnung. Eine formlose Korrektur-Mail oder ein berichtigtes PDF genügen nicht.
Der saubere Ablauf
In der Praxis haben sich zwei Wege etabliert. Entweder Sie stornieren die fehlerhafte Rechnung mit einer Rechnungskorrektur (häufig Gutschrift genannt) und stellen danach eine neue, korrekte Rechnung mit neuer Nummer aus. Oder Sie stellen eine berichtigte Rechnung aus, die im Freitext unmissverständlich auf die ursprüngliche verweist: „Diese Rechnung ersetzt die Rechnung Nr. R-2026-017 vom 03.09.2026." Der Storno-Weg ist der robustere, weil die Buchhaltung des Kunden beide Vorgänge automatisch zuordnen kann.
Wichtig bei beidem: dieselben Pflichtangaben, dieselbe Sorgfalt, dieselbe Validierung wie bei jeder anderen E-Rechnung. Eine fehlerhafte Berichtigung macht die Sache nicht besser.
Was mit der falschen Rechnung passiert
Sie bleibt im Archiv. Die Aufbewahrungspflicht von acht Jahren gilt auch für stornierte und ersetzte Rechnungen, zusammen mit dem Storno und der neuen Fassung ergibt sich so ein nachvollziehbarer Vorgang. Löschen Sie nichts, auch wenn es verlockend ist.
Der Sonderfall, den das BMF ausdrücklich erlaubt
Haben Sie dieselbe Rechnung versehentlich doppelt verschickt, etwa erst als PDF und später als E-Rechnung, ist das unschädlich, solange beide inhaltlich identisch sind. Das BMF nennt das ein „inhaltsgleiches Mehrstück", eine Steuerschuld wegen doppelten Ausweises entsteht dadurch nicht. Erst wenn sich die Fassungen inhaltlich unterscheiden, brauchen Sie die oben beschriebene Berichtigung.
Vorbeugen ist billiger
Die meisten Berichtigungen entstehen durch Tippfehler beim Übertragen. Genau dafür gibt es bei uns den Prüfschritt mit Original und erkannten Daten nebeneinander, die automatische Summenberechnung und die amtliche Validierung vor jeder Auslieferung. Was dort durchgeht, muss selten berichtigt werden.