E-Rechnung im Handwerk: was auf Betriebe zukommt und was nicht
Nach einer Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks von Anfang 2026 stellt erst gut ein Drittel der Betriebe selbst E-Rechnungen aus, und die Hälfte der übrigen plant die Umstellung erst für Ende 2027. Verständlich, es gab Wichtigeres zu tun. Nur: Die Fristen stehen, und im Handwerk kommen ein paar Besonderheiten dazu, die man kennen sollte.
Die Termine fürs Handwerk
Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen bereits seit Januar 2025, etwa vom Großhändler oder Baustoffhandel. Ausstellen müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab 2027, alle anderen ab 2028, jeweils für Rechnungen an andere Unternehmen. Privatkunden sind nicht betroffen: Die Badsanierung für Familie Müller darf dauerhaft als Papier- oder PDF-Rechnung abgerechnet werden. Die Pflicht trifft also vor allem Betriebe, die für Hausverwaltungen, Generalunternehmer, Gewerbekunden oder die öffentliche Hand arbeiten.
Abschlags- und Schlussrechnungen
Der heikelste Punkt im Bauhandwerk. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 hat hier Erleichterungen bis Mitte 2030 geschaffen, unter anderem für Schlussrechnungen, bei denen geleistete Abschläge abgesetzt werden, und für Leistungsverzeichnisse: Die dürfen weiterhin als Anhang beigefügt werden und müssen nicht Position für Position ins XML. Wer Abschlags- und Schlussrechnungen schreibt, sollte diese Übergangsregeln kennen, bevor er sich von einem Softwareanbieter ein Komplettsystem aufschwatzen lässt.
Für Behörden: XRechnung samt Leitweg-ID
Arbeiten Sie für Kommunen oder Landesbetriebe, gilt schon lange die XRechnungspflicht, inklusive Leitweg-ID aus dem Auftrag. Das ist ein anderes Format als das ZUGFeRD für Geschäftskunden, aber derselbe Arbeitsablauf: Rechnung wie gewohnt schreiben, PDF hochladen, Format wählen, fertig.
Muss jetzt neue Software her?
Nein. Das Gesetz verlangt ein Dateiformat, keinen Systemwechsel. Wer seine Rechnungen seit Jahren mit Word, Excel oder einem Branchenprogramm ohne E-Rechnungs-Funktion schreibt, kann das fertige PDF nachträglich umwandeln lassen, amtlich geprüft und in unter einer Minute. Für die meisten kleinen Betriebe ist das die Lösung mit dem geringsten Umstellungsschmerz, und sie kostet dreimal im Monat gar nichts.