E-Rechnungen empfangen: die Pflicht, die schon gilt
Während über die Ausstellungsfristen 2027 und 2028 noch diskutiert wird, ist eine Stufe der E-Rechnungspflicht längst in Kraft, und zwar seit dem 1. Januar 2025: die Empfangspflicht. Sie gilt ausnahmslos für jeden inländischen Unternehmer. Für die GmbH genauso wie für den Kleinunternehmer, den nebenberuflichen Webdesigner und die Vermieterin mit umsatzsteuerpflichtiger Gewerbeeinheit.
Was „empfangen können" konkret bedeutet
Weniger, als die Software-Werbung behauptet. Ein E-Mail-Postfach reicht nach Auffassung der Finanzverwaltung aus. Sie brauchen kein Portal, keine Schnittstelle und kein neues Programm. Was Sie brauchen, ist ein geregelter Umgang mit dem, was ankommt:
Erstens: Sie können die Annahme nicht verweigern. Schickt ein Lieferant eine E-Rechnung, ist sie zugestellt. Einen Anspruch auf ein zusätzliches PDF haben Sie seit 2025 nicht mehr, und wer die Datei ignoriert, ignoriert eine wirksame Rechnung samt Zahlungsfrist.
Zweitens: Sie müssen den Inhalt prüfen können. Bei einer nackten XML-Datei geht das nur mit einem Anzeigeprogramm. Unser kostenloser Viewer zeigt jede XRechnung und jedes ZUGFeRD lesbar an und prüft die Datei gleich auf Gültigkeit, denn fehlerhafte Eingangsrechnungen können Ihren Vorsteuerabzug kosten.
Drittens: Die Datei selbst ist das Original und muss acht Jahre unverändert aufbewahrt werden. Der Ausdruck im Ordner genügt nicht mehr. Wie Sie das ohne Archivsystem sauber lösen, steht hier.
Ein pragmatischer Ablauf für kleine Betriebe
Richten Sie ein festes Postfach oder einen festen Ordner für Eingangsrechnungen ein. Jede eingehende E-Rechnung wird einmal im Viewer geöffnet und geprüft, dann wandert die Originaldatei unverändert in einen Jahresordner mit Datensicherung. Das ist kein Projekt, das ist eine Viertelstunde Einrichtung, und danach Routine. Mehr verlangt die Empfangspflicht von einem kleinen Betrieb nicht.